Bez kategorii

Dlaczego budowlańcy boją się Finansów?

Na budowach praca wre. Każdy członek zespołu jest odpowiedzialny za jakiś zakres prac. Zlepek tych wszystkich osób tworzy zespół Project Manager’a. Jest to najważniejszy Team odpowiedzialny za zrealizowanie projektu w terminie i wysokiej jakości.

Zwykle Team PM’a składa się z kilku Inżynierów różnych branż, ale oczywiście różni się w zależności od specyfiki projektu, gdyż na jego podstawie dobierane są odpowiednie osoby. Bez zespołu PM jest niekompletną jednostką, która choćby nie wiem jak się starała, nie da rady zrobić wszystkiego sama. Pamiętajmy, że to PM jest głową odpowiadającą za całość inwestycji. Jest on rozliczany nie tylko przed swoim szefem/pracodawcą, ale także i przede wszystkim przed Inwestorem.

I na tym rozliczaniu dziś pragnę się skupić.

Project Manager w firmie budowlanej zajmującej się generalnym wykonawstwem zwykle jest Inżynierem, najczęściej Inżynierem budowlanym. Mimo tego odpowiada za finanse projektu budowlanego. Z mojego doświadczenia we współpracy z PM’ami wniosek mam jeden – oni zawsze „boją się” finansów. Z czego to wynika? Budowlaniec jest świetnie przeszkolonym fachowcem w swoim konkretnym zakresie, przechodzi wieloletnią szkołę, odbywa praktyki i lata doświadczenia powodują, że nie boi się nowych budowlanych wyzwań, prestiżowych projektów i nowych technologii. Jednak w dzisiejszych czasach każdy ma obowiązek stawania się coraz bardziej  wszechstronnym, zatrudnia się osoby elastyczne. PM ma odpowiadać za budowę ale i za finanse projektu budowlanego, a z tego zakresu nie miał odpowiedniego przeszkolenia i doświadczenia…. Właśnie z tego względu PM każdorazowo szuka osoby, na którą mogą scedować ten zakres pracy – zwykle pojawia się fachowiec – Inżynier Kontraktu, bądź inny Rozliczeniowiec, który przejmuje zakres rozliczania projektu, budżetowania i controllingu, a następnie raportuje bezpośrednio do PM’a o stanie finansowym projektu.

Jednak nie zawsze PM ma taką możliwość, gdyż czasem projekt jest mały i jego budżet na to nie pozwala, a wtedy PM ma dwa wyjścia – sam się zająć rozliczeniami kontraktowymi i kontrolą budżetu, lub dać ten zakres prac któremuś z Inżynierów. I tu znów wracamy do sedna – owego lęku – jak się tym zająć, aby finanse były pod kontrolą i żeby zakończyć projekt z dobrym wynikiem.

Fakt, iż finanse na budowie, za które najczęściej odpowiada Rozliczeniowiec, to dość złożony proces, który tym bardziej straszny się wydaje, dopóki go nie okiełznamy. Obejmuje on rozliczenia faktur kosztowych oraz sprzedażowych, weryfikację ich zasadności i zgodności zamówieniami, odpowiednią dekretację kosztów, rozliczenia kosztów ogólnych budowy oraz kosztów personalnych, raportowanie do PM’a, Dyrektora i Zarządu, sygnalizowanie o odchyleniach od ustalonych planów, często także tworzenie wraz z PM’em wewnętrznych celów i planów finansowych, a także wiele innych. Controlling nie jest łatwą sprawą, ale jedną z najważniejszych na projekcie budowlanym. Bez niego niestety nie wiemy w jakim punkcie jesteśmy, czy mamy wszystkie wydatki w ryzach, czy zmieścimy się w budżecie i czy w razie potrzeby mamy podjąć decyzji o tzw. planie naprawczym.

Zacznijmy od tego czym w ogóle controlling jest, Wikipedia mówi o nim tak „Controlling – system sterowania przedsiębiorstwem zorientowanym na wynik, łączący w sobie jednocześnie procesy poszukiwania informacji, planowania i kontroli funkcjonowania przedsiębiorstwa. Celem działania controllingu jest przygotowanie dla kadry kierowniczej informacji, metod i instrumentów umożliwiających podejmowanie skutecznych decyzji planistycznych i realizacyjnych na różnych poziomach zarządzania, a także koordynację oraz kontrolę przebiegu wszystkich procesów przedsiębiorstwa.” Można by powiedzieć tak – „nic dodać, nic ująć” – ale ja mam swoje spostrzeżenia.

Dobry Kontroler to tak jak w rodzinie Żona – czyli „szyja, która głową kręci”. Kontroler nie tylko weryfikuje sposób rozliczania budowy, jego poprawność, ale ma czynny udział w tworzeniu budżetu realizacyjnego projektu, nadzoruje i weryfikuje miesięczne forecastowanie, ustala cele, zajmuje się planowaniem, w związku z czym sygnalizuje o każdej niepokojącej kwestii, aby w miarę możliwości wprowadzić plan naprawczy, steruje projektem w zakresie korzyści ekonomicznych, a tym samym doprowadza do satysfakcjonującego rozliczenia inwestycji.

Dlaczego Inżynierowie boja się finansów? Bo boja się odpowiedzialności za zakres do którego nie są przygotowani. Pamiętajmy jednak, że nie jest to zakres, którego nie da się opanować. Należy jedynie przejść odpowiednie szkolenie, na którym wytłumaczony zostanie cel, zasady rozliczania
i kontrolowania budżetu, obsługa narzędzi – czyli raportów i programów, pokazane zostaną instrukcje i procedury, zgodnie z którymi każdy Inżynier będzie mógł podążać. Oczywiście w każdej firmie te rozliczenia wyglądają inaczej i tu zawsze więcej plusów będzie miał specjalista z wnętrza firmy. Aczkolwiek dobry Kontroler z doświadczeniem z zewnątrz firmy potrafi  wszystkiego nauczyć, potrafi znaleźć taki język komunikacji, aby był zrozumiały dla Budowlańca, dlatego oprócz szkolenia, przerobi kilka przykładów, zrobi przykładowe raporty razem z Inżynierem, aby Budowlaniec nauczył się robić je dokładnie, prawidłowo i wiarygodnie. Dobry Kontroler z doświadczeniem, doskonale wie że jak wygląda zawodowe życie Inżyniera, ile ma obowiązków, w związku z czym potrafi przekazać wiedzę zwięźle oraz tak aby była użyteczna, co spowoduje że Inżynier zapomni co to „lęk finansowy”.

Skoro Inżynier posiadł ogromnie trudną wiedzę inżynierską, to finanse będą dla niego uzupełnieniem fachowej wiedzy, dzięki której będzie mógł się rozwijać i piąć po szczebelkach kariery zawodowej. Z doświadczenia wiem, że jest to osiągalne i niejeden radzi sobie doskonale z tym zakresem prac. Do tego niezbędne są jedynie chęci i czas, który pamiętajmy że i tak mnie, nie ma się czego bać. Boimy się tylko nieznanego, a gdy poznamy już ten zakres, nic nie będzie dla nas niemożliwe.

Pamiętajmy też, że zawsze warto inwestować w siebie, a wiedza finansowa i controllingowa, jest kluczową, gdyż wtedy łatwo zadbasz o budżet od domowego bo budżet inwestycyjny.
W dzisiejszych czasach tylko człowiek elastyczny nie musi martwić się o pracę.

Podziel się z innymi!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *